突然ですが、みなさんは何かを予約する際、何を使っていますか？
電話？オンライン予約のサービス？はたまたSNSで予約する？
ちなみに最近はオンライン予約が主流ですが、電話での予約って少し億劫ですよね。
人によっては予約の電話が苦手で、困ってる方もいらっしゃるかもしれません。
予約の確認電話を受けるときも、知らない番号だからか、なぜかヒヤヒヤしながら電話に出たり…。
なぜか電話で予約を取るのが苦手だ…。
予約を電話でしないといけない感じだけど、どうしたらいい？
今回はそんな方向けに、なぜ電話が苦手なのかの理由とその対策、例文集までをセットにしてご紹介します！
やることは地味ですが、これを続けたことで私も予約をする時だけでなく、仕事の電話も上手くできる様になりました。
皆さんの参考になったら嬉しいです！
予約の電話が苦手なのはなぜ?
それでは、まず初めに電話が苦手な方はどれくらいいるのか、なぜ苦手なのかの原因を考えてみたいと思います。
予約も含めた電話が苦手な人はどれくらいいる?
まず、全体的なデータを考える上で、最近注目されている言葉に「電話恐怖症」という言葉があります。
「電話恐怖症」とは、電話をかけたりかかってきたりすることに過大なストレスを感じてしまうことを指します。
電話に対する苦手意識がある方は思わず共感してしまうのではないでしょうか？
ある企業の調査では、電話恐怖症の方は全体の約４割に及ぶという結果もあるのだとか。
現在は電話でのやりとりに抵抗がない世代（40代、50代、60代）もいますが、もっと若い世代が年齢を重ねていくと、この割合は今後より増えていくのかもしれません。
そのため、「電話が苦手なことがちょっと引け目だ…。」と思っていた方も、そんなことはないので、ぜひこれから紹介する方法を使って少しでも克服しちゃいましょう！
ちなみに「電話恐怖症」のセルフチェックとしては下記の様なものがあります。
（下記で4つ以上当てはまれば、電話に対しての恐怖心は高いと言えるそうです。）
- 固定電話の着信音を聞くと緊張してしまう
- 固定電話にかかってきた場合は基本居留守を使って出ない
- 非通知の電話には出ない様にしている
- お店の予約はウェブでしか行わない
- 友達に電話をする前には必ずしていいのかをLINEなどで確認してから電話する
- 電話をする前に、一言目のセリフをどうするのか考える
- 留守番電話にメッセージを入れることができない
- 電話でお互い話すことがない「間」の時間が耐えられない
さて、みなさんはどれほど当てはまったでしょうか？
もちろん、現在の私も数個当てはまりますが、仕事を始める前の学生時代には電話がもっと苦手でした。
電話をかけるのが苦手なのはなぜ?その原因は?
しかし、電話とは私生活の中で予約をする際に必要だったり、仕事の場面でも社内、社外関係なく多くの方とやりとりする際に使われたりと避けることはできません…。
私も社会人になる前は、電話をかける機会が少なかったので、新社会人で初めて社外の方とのやりとりを多くする部署に配属された際は、かなり大変だったことを覚えています。
毎日、「変なこと言ってないかな…。」「なんて伝えたらいいのだろう…。」「伝わらなさすぎて怒られてしまった…泣」なんてことを思いながら電話をかけていました（笑）
（今となってはいい思い出ですが、当時はやはり大変でしたね…。）
そこでここからは、なぜ苦手？に着目してその原因を考えていきます。
私が考えられる大きな原因は下記の４つ。皆さんにも思い当たることがありますでしょうか？
- 家の固定電話で電話する経験が少ない、無かった
- 家庭によっては「危ないので知らない人との電話はしない様に」と教えている
- テキストのコミュニケーションが主流のため電話自体をそもそもしない
- 顔が見えない声だけのコミュニケーションが不安
上記の原因に共通しているのは、不確実なことに対処する機会が少ないこと。
ここでいう不確実なこととは、知らない電話番号からかかってきた電話を取ることや、いつかかってくるか時間が決まっていないこと、顔が見えないことなどが挙げられます。
上記の理由を踏まえれば、「電話をあまりかけたことが無くて苦手」ということは、逆に考えればコツややり方を知って機会を増やせば着実に上達するということも言えます！
また、上記の傾向はスマートフォンや携帯が身近に育った今の20代、30代に特に当てはまりやすい傾向だと考えられます。
やったことがないことを急に完璧にすることは難しいので、焦らなくても大丈夫です！
次に紹介するやり方やコツを踏まえて少しずつできる様になっていきましょう。
予約の電話のかけ方とコツ!準備万端で臨めば大丈夫!
ここからは予約の電話のかけ方とコツについて紹介します。
この方法は予約以外にも、仕事でも使えるので少し慣れてきたらいろいろな場面で使ってみてくださいね！
電話をかける前、電話をかけている間、どんな時は電話での連絡がいいかの3つに分けてかけ方を説明していきます。
電話をかける前
まず、電話をかける前に行うことは下記の3つです。
- メモを作成する
- 話しているところをイメージする
- 話し始めるときの言葉を何回か復唱する
＜メモを作成する＞
メモをまずは作成します。電話をかける先の電話番号や、担当の方の名前、要件などを箇条書きにしていきます。
このときのコツは、最初はなるべく詳細に書くこと。
電話に慣れていない時は、頭がパニックになってしまうことがあるので、詳細に書いておくことで、話が飛んでしまっても無事に戻ってくることができるからです。
予約の電話の場合は、どこのお店、電話番号、予約したい時間、予約の内容、担当の方の名前などを記載しておくといいでしょう。
文章で書くと長くなって見にくくなってしまうので、箇条書きで問題ありません。
電話に慣れてくるとメモも短くなり、作る時間も短くなっていきます。
最初は用心して、なるべく細かく作る様にしましょう。
＜話しているところをイメージする＞
次に、そのメモをもとに自分が電話で話しているところを詳細にイメージします。
これはメモがある程度できれば、電話の直前だけでなく普段の生活の中で一人で行うことができるので電話のかけ方の中でもおすすめの方法です。
（誰にもみられないので、安心して練習できますしね…。）
何回かイメージしていると、相手の回答なども想像できて、「そう言えばこんなことも伝えないといけないかも」ということも出てきやすくなりますよ。
その答えなどもメモに反映すると、より心強いメモが完成できるので、より準備万端で臨むことができるかも。
＜電話で話し始めるときの言葉を何回か復唱する＞
そして完璧なメモと、イメージが整ったら最後に行うことは、話し始めるときの言葉、フレーズを何回か復唱することです。
これが意外と大事で、最初の言葉を何回か復唱するとリズムができてきます。
リズムを掴めると、本番で一旦話し始めると綺麗に話せることも多いので、是非試して欲しいと思います！
ちなみに、最初に何を言えばいいの？と思っている方は、まず最初に「どうして電話をしたのか」の理由を述べることを考えるといいのかもしれません。
「〇〇の件でお電話したのですが」などの出だしでいくと、話しやすくなりますよ。
電話をかけている間
次に電話をかけている間に気をつけることや、コツは下記の3つです。
- なんのために電話をかけたのか→どんな内容で予約したいのかの順で話す
- 話す中で手元のメモに新しく出てきた内容を書き加える
- 途中で話すことが止まってしまったら、再度かけ直す
＜電話をかけた理由→予約の詳細の順で伝える＞
まず最初に気をつけることは、上記でも紹介したように、名乗った後に電話をかけた理由を伝えることです。
そしてその後、どんな内容で予約したいのか話しましょう。
最初にどうして電話したのか伝えることで、1日にかなりの回数の電話を受けているお店でもすぐに予約の電話と分かってもらえます。
よくパニックになって予約内容を先に長々と述べてしまう方や、急に黙り込んでしまう方もいらっしゃいます。
予約したい旨を先に述べておくことで、受け手もメモを取る準備ができます。
また、この流れを自分の中でテンプレ化しておくと、どんな場面の電話でも使えますので、癖にしておきましょう！
＜話す中でもメモに書き続ける＞
こちらは電話に慣れてきたらでいいのですが、電話中には必ずメモを取ることをおススメします。
こちらから電話をかける際はメモを詳細に作っているので、話している中で新しい情報が出てきたら書き加える形でOKです！
予約の場合はやりとりする中で時間が変更になったり、コースの変更が生じたりするので、その都度メモを取っておくと、お店側とのトラブルも防ぐことができます。
全てを終わってからメモをしようとすると忘れてしまっていることも多いので、話の途中でも書くことがコツ。
この時、書ききれずに次の項目や内容に行ってしまっても大丈夫！どんどん書いていきましょう。
もし書きかけの項目があったら、電話後すぐに書き加えるようにしましょう。
電話後すぐであれば電話の内容もまだまだ覚えていますし、しっかりと形にすることができます。
＜会話が止まってしまったら再度かけ直す＞
もし、電話をかけている最中にパニックになってしまった、あるいは緊張から何も話せなくなってしまったら、再度かけ直す旨を相手に伝えてから一度電話を切りましょう。
電話とはチャットの連絡とは異なり、実際に人同士が話すことで成立するコミュニケーションなので、突発的な出来事などが発生した場合に中断することは当然のこと。
そのため、きちんと相手にかけ直す旨を伝えて電話を切ることは間違いではありません。
間違えた内容で予約してしまうよりは、「かけ直して正しい内容を伝えることの方が大切！」と割り切ってしまいましょう。
何回か電話をするうちに慣れてきて、パニックになって電話を切ることもなくなると思うので、そうすればしめたもの。
初めのうちは、恥ずかしい思いもあるかもしれませんが、もし困った状況に置かれたら電話を再度かけ直すことも考えてみてください。
電話での連絡がいい時ってどんな時?
ちなみに、テキストベースでの連絡に慣れてしまうと電話のかける場面やタイミングも難しく感じてしまいますよね。
それではどんな場合には電話で連絡を取った方がよいのでしょうか？
電話で連絡した方がいい場面とは大きく分けて、下記の2つに分けられます。
- 当日の予約や時間が迫っている急な予約を入れたい時
- こちらの都合で予約を急遽変更して欲しい時、キャンセルしたい時
上記の二つに共通することは、こちらの都合で時間が迫った中で、緊急で対応しなければならない点です。
テキストでの連絡の場合、相手がいつ気がつくかによって、別の新しい予約を受け入れるための準備などの次の対応が遅れてしまうことがあります。
こうしたケースが発生してしまうと、お店側も他の予約をせっかく受け入れることができた機会を逃してしまうことにもつながってしまいますよね。
その様なケースを避けるためにも、緊急性の高い場合はできる限り電話で連絡を行いましょう。
予約の電話の例文はこれ!使える例文集4選!
それではここからは実際に予約の電話をする際に使える例文を紹介していきます。
「〇〇」と書いているところは、単語を置き換えて使うことができるので様々な単語を当てはめて、練習してみてくださいね。
①「〇〇の予約をお願いしたく、電話いたしました」
これは上記でも説明した通り一番初めに自分の名前を名乗った後に、予約をしたくて電話した旨を伝える例文です。
この例文のコツは〇〇のところを、そこまで長い言葉で話さないこと。
なぜならば、そこで詳細を話してしまうと電話の受け手はなかなか準備ができず、もう一度聞き直されてしまう可能性があるからです。
相手の立場になってみると分かることですが、急にかかってきた電話で一気に全部話されたら、情報量が多すぎて少し困ってしまいますよね。
そのため、なるべく簡潔に一言で伝える様にしましょう。
例えば美容室の予約の場合であれば、「カット」なのか「パーマ」なのかのコースや予約の時間が大切になるでしょう。
病院の場合であれば「どこの治療が必要か」や「いつの予約をしたいのか」などが簡潔で相手に伝わりやすい部分です。
ちなみにこの例文は仕事でも使うことができます。
企業に勤めていると、必ずしも自分の担当者が電話に出てくれるとは限りません。
そのため企業間の電話では取次が頻繁に発生します。
そうしたことからも、始めから長く要件をダラダラ話すよりも、「（大きく）こんな要件で〇〇様に電話しました」と伝える方が取り次ぐ際も簡単に取り次ぐことができます。
②「予約の詳細なのですが、〇〇、〇〇、〇〇でお願いしたいのですがいかがでしょうか？」
こちらは予約の詳細を述べる時に使える例文です。
〇〇が三つ続いている例で書きましたが、予約の内容に沿って数は増減して構いません。
ここでは予約のより詳細な項目を述べていきます。
このときのコツは、箇条書きのメモに沿って話すこと。
上記で記載したメモづくりがここでは大きな力を発揮します（笑）
焦っている時はどこが文の終わりか分からないまま、ダラダラと一文で話してしまいがち。
しかし、相手からしてみると何が大切なのか少し分かりにくくなってしまうので、箇条書きに沿って話してもらう方が分かりやすいのです。
③「大変申し訳ないのですが、〇〇のところをもう一度教えていただけますでしょうか？」
こちらは聞こえなかった時、再度聞きたい時に使う例文です。
実際、自分が予約した際は、予約の受けて側の方も予約内容を復唱してくれる場合があります。
その際にはしっかりと相手の内容を確認し、分からないこと、聞き取れないことがあれば、この例文を使って思い切って聞き直してしまいましょう。
モヤモヤを抱えながら予約を終えるよりも、しっかり予約ができた方がスッキリと現地に向かうことができますものね！
④「大変恐縮なのですが、一度確認して折り返ししてもよろしいでしょうか？」
こちらは先に説明した通り、混乱してしまい折り返しの電話が必要だと判断した場合に使える例文です。
この例文を持っておくことで、困ってしまっても一旦立て直すための時間を作ることができます。
相手も人間なので、完璧な会話（100％意思疎通ができる会話）をすることはなかなか難しいので、そこまで落ち込む必要はありません。
困ってその場で固まってしまうよりは、この例文を使って一旦退避し、かけ直してみましょう。
まとめ
- 電話が苦手な人は電話恐怖症の可能性あり？多くの人が苦手なので大丈夫！
- なぜ苦手？に答えが！「電話＝機会の少ないコミュニケーション手段」が電話が苦手な理由
- メモを作り＋復唱＋イメージで電話を克服しよう！
- 予約の電話が苦手でも大丈夫！少しずつを繰り返して上達するのがコツ
- 電話が苦手な人でも使える例文集を見ながら電話にチャレンジ！
今回は予約の電話をかけるのが苦手なのはなぜなのかと、その克服方法、そして電話で予約をする際に使える例文集を紹介してみました。
なぜ苦手なのかが分かると、対策が立てやすくなりますよね。
確かに電話のコミュニケーションは相手の顔が見えないことから、色々と考えて不安になってしまうこともよく分かります。
でも、人間同士の会話なのでミスがあることも前提で進めていくと少しは気が楽になるのではないでしょうか？
もちろん万全の準備をして臨むことが大切ですが、難しいなと思う際は思い切って引いて、再チャレンジする！ぐらいの勢いでやってみてください。
少しずつ上達していくので諦めないことが大事です！
それではみなさん、電話マスターへの一歩を踏み出しちゃいましょう！
コメント